Tuleva hankinta

Hankintayksikkö
Turun kaupunki
PL 630 (Käyntiosoite: Linnankatu 31, 2. krs)
20101 Turku
+358 22627248
hankinnat@turku.fi
Hankinnan nimi
Sisäisen tarkastuksen ja lakiasioiden toimeksianto- ja asianhallintajärjestelmä
Kuvaus
Sisäiseltä tarkastukselta ja Lakiasioilta puuttuu toimeksiantojen hallintajärjestelmä. Toimeksiannot (sekä sisäiset että ulkoiset) tulevat se-kä lakiasioiden yleiseen sähköpostiin, että sihteerien ja lakimiesten henkilökohtaisin sähköposteihin. Tämä on johtanut siihen, ettei lakiasioilla ole tarkkaa tietoa saapuneista toimeksiannoista ja toimeksianto voi jäädä pit-käksikin aikaan poissaolevan henkilön henkilökohtaiseen sähköpostiin. Tämä on johtanut mm. päällekkäisiin toimeksiantoihin, siihen, ettei toimeksiannon saanutta lakimiestä löydetä ilman kohtuutonta työmäärää. Edel-leen avoimien asioiden ja työmäärien seuranta on nykyjärjestelmin käytännössä mahdotonta. Riskinä on myös kaupungille tärkeiden määräaikojen menettäminen ja sitä kautta merkittäväkin oikeudenmenetys. Lakiasioille on tarpeen saada toimeksiantojen hallintajärjestelmä, jota kautta kaikki (myös yleiseen sähköpos-tiin tulleet toimeksiannot kirjataan ja jaetaan edelleen toimeksiannon saaneelle lakimiehelle. Järjestelmän avulla pystytään seuraamaan mm. käsittelyaikoja, asian käsittelyyn mennyttä työaikaa, työvaiheita, avoinna olevia asioita, erilaisten toimeksiantojen volyymeja (esim. sopimus, vahingonkorvaus, oikeudenkäynti) jne. Järjestelmän kautta pystytään lähettämään suoraan s-postia, joka tallentuu toimeksiannolle ilman erillistä tallen-tamista omiin tiedostoihin (vrt. nykytila Dotku).
Julkaisupäivä
20.10.2020
Tavoiteaika
9.6.2020 - 31.12.2020