Mikkelin kaupunki tekee hankintapäätöksen ja palvelusopimuksen muiden osallistujien valtuuttamana. Hankintaan osallistuvien tilanne 1.12.2019 on seuraava: Mikkeli: lapsimäärä 2300, henkilöstömäärä 460 Hirvensalmi: lapsimäärä 53, henkilöstömäärä 9 Kangasniemi: lapsimäärä 166, henkilöstömäärä 33 Mäntyharju: lapsimäärä 170, henkilöstömäärä 31 Pertunmaa: lapsimäärä 38, henkilöstömäärä 10 Järjestelmällä voidaan hallita sekä kunnallista että yksityistä varhaiskasvatusta. Käyttöönoton tavoitteena ovat prosessit, joissa hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat sekä työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutumat ovat hallittavissa kokonaan sähköisesti. Sähköisten prosessien mahdollistamiseksi kullekin käyttäjäryhmälle on oma looginen käyttöliittymänsä, joka mahdollistaa sekä tietojen syöttämisen, että niiden tarkastelun reaaliajassa kunkin oman roolin mukaisessa muodossa ja antamin oikeuksin. Varhaiskasvatus tukeutuu kunnan tukipalveluihin, joten merkittävä osa hankintaa ovat myös hankittavan järjestelmän integraatiot kunnan tukijärjestelmiin, esimerkiksi talous- ja palkanlaskentajärjestelmiin. Järjestelmän ja sen toimintaympäristön tarkempi kuvaus on liitteenä. Hankittavaan järjestelmään integroitavat järjestelmät vaihtelevat kuntakohtaisesti ja ne on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa vaatimusmäärittelyssä (Excel- liite 1). Tällä hetkellä mukana olevien kuntien toiminnanohjausjärjestelmä on Daisy. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjiä ovat varhaiskasvatuksen hallinto, päiväkotien henkilöstö ja perhepäivähoitajat sekä varhaiskasvatuksen asiakkaat. KÄYTTÖÖNOTON AIKATAULU: Järjestelmän on oltava kokonaisuudessaan tilaajan käytössä 1.8.2020. Käyttöönotto alkaa kolmen kuukauden pilotilla, jossa järjestelmää kokeillaan yhdessä päiväkodissa ja yhden kunnan perhepäivähoidossa sekä yhden yksityisen palveluntuottajan ja palvelusetelijärjestelmä Vaanan kanssa. Pilotti päättyy viimeistään 31.5.2019. Tilaaja tekee lopullisen päätöksen järjestelmän käyttöönotosta pilotista saatujen kokemusten perusteella. Tilaaja maksaa integraatioiden toteutuksen ja palvelumaksut pilotin ajalta käytön laajuuden mukaan, mutta tilaajan päätös keskeyttää käyttöönotto ei oikeuta toimittajaa korvauksiin. Toimittajan on esitettävä vaiheistettu projektisuunnitelma. TIETOJEN MIGRAATIO VANHASTA JÄRJESTELMÄSTÄ: Osana käyttöönottosuunnitelmaa Tilaaja ja Toimittaja määrittävät mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen Järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista (mitä tietoja siirretään, formaatti, jne.). Myös aikataulu sovitaan yhteisesti. Tilaaja vastaa tietojensiirto-osaprojektin hallinnasta. Hankintaan osallistuvien kuntien migraatiot: Mikkelin ja hankinnassa mukana olevien muiden kuntien nykyinen järjestelmä on Daisy toiminnanohjausjärjestelmä. Mikkelin osalta tiedot siirretään uuteen järjestelmään. Muiden kuntien osalta on mahdollista tietojen syöttö suoraan järjestelmään. VASTUUNJAKO: Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan.